W latach 90. XX wieku w korporacyjnym świecie zaczęto powoli wprowadzać nowe modele organizacji przestrzeni i tzw. nowe sposoby pracy. Choć w zachodnim świecie od tego czasu z powodzeniem upowszechniał się zadaniowy układ przestrzeni powiązany ze współdzieleniem przestrzeni, to w Polsce ten model pojawił się z pewnym opóźnieniem, wynikającym m.in. z tego, że do połowy drugiej dekady XXI wieku w biurach pracowano przede wszystkim na komputerach stacjonarnych. Przekładało się to na swego rodzaju powiązanie ludzi i biurek, na których stały przypisane im komputery. Obliczanie liczby potrzebnych biurek jednak stopniowo zaczęło się komplikować wraz z wprowadzaniem technologii mobilnych. Dlatego zaczęto wdrażać nowe metodologie obliczania zapotrzebowania na powierzchnię biurową oraz nowe rozwiązania na rynku nieruchomości umożliwiające krótkookresowy najem dodatkowej przestrzeni.
Pandemia przyniosła długofalowe zmiany w świecie korporacyjnym, które uczyniły kalkulowanie zapotrzebowania przestrzennego jeszcze trudniejszym. Po pierwszym jej etapie przez pewien czas wyczekiwano „wielkiego powrotu” do korporacyjnych biur, który jednak do tej pory nie nastąpił. Biurowce świeciły pustkami. Najemcy negocjowali wakacje czynszowe i możliwość podnajmu niewykorzystywanej przestrzeni. Administratorzy nieruchomości pytani o to, jaki odsetek osób przychodzi do biura, wymieniali wartości oscylujące między 10% a 30%. W korporacyjnych narracjach dominowały wątki związane z koniecznością zapewnienia „bezpiecznego biura”. W miarę przedłużania się sytuacji pracy zdalnej organizacyjna narracja zaczęła się zmieniać: zaczęto mówić o tym, że docelowo wprowadzony będzie hybrydowy model pracy. W mediach opisywano go lakonicznie jako „3+2”, czyli rozwiązanie zakładające, że praca będzie wykonywana przez 3 dni z domu a 2 dni w biurze (lub na odwrót). Szybko jednak okazało się, że życie wymaga bardziej finezyjnych rozwiązań. Działy HR i administracji przystąpiły do budowania modelu hybrydowego i projektowania nowych środowisk pracy. Zadanie obliczenia niezbędnej liczby biurek pojawiło się na jednym z ważniejszych miejsc w agendzie działań. W swoim wystąpieniu przeanalizuję praktyki związane z ograniczaniem niepewności w tym procesie i przywracaniem przewidywalności i kontroli w rozproszonych środowiskach pracy. Odwoływać się będę przy tym do wyników badań prowadzonych przed pandemią w ramach grantu NCN, opublikowanych w książce „Koniec ery calvadosu. Design i praca w późnej nowoczesności”, projektu „Whirla – narzędzie do zarządzania współdzielonymi miejscami pracy w organizacji”, w ramach którego byłam odpowiedzialna za realizację działań badawczych związanych z rozwojem produktu dzięki dofinansowaniu z programu BRIdge Alfa współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój i dzięki wsparciu funduszu Evig Alfa oraz doświadczeń zawodowych w branży nieruchomości zdobytych w m.in. w Colliers Polska.